Digitale: tutto il mondo in formato elettronico, dalle canzoni ai documenti

Il digitale, che cos’è? Quando se ne parla, ci si riferisce a tutto ciò che viene rappresentato con numeri o manipolando numeri. Secondo voi, c’è qualcosa di strano? Quando digitiamo le parole sullo schermo, in effetti, non vediamo soltanto cifre: quello cui non facciamo caso, è che tutto quel che digitiamo, come io sto facendo in questo momento, viene automaticamente tradotto in linguaggio macchina. Le biblioteche di ieri, almeno nelle sezioni che ancor oggi conservano materiale cartaceo, sono utilizzate sempre meno dalle giovani generazioni, in favore delle banche dati, spesso consultate in internet, che conservano materiale digitale.

Digitale: riguarda soltanto le giovani generazioni?

Con esso, si determina nella popolazione un nuovo stile di vita: nel terzo millennio, il digitale è parte dell’esistenza e fonte di benessere, poiché soltanto grazie a esso è possibile comunicare pienamente con i propri simili. Questo stato di cose si dilata di conseguenza e il digitale interessa ormai ogni generazione. Ancor più, in un futuro prossimo, quando i nostri computer saranno proiettati sulle pareti, oppure creati in materiale plastico, deformabile a piacere. Ma siamo già nell’era della de-materializzazione: l’essere vivente, uomo o animale, è l’unico a non dover essere de-materializzato, per ovvie ragioni, come ricordano alcuni romanzieri. Come detto, si tratta di una delle caratteristiche da considerare in questo momento: non già in una prospettiva futuribile.

La digitalizzazione è all’ordine del giorno.

Digitalizzazione: che cos’è?

Parliamo del processo di trasformazione di un’immagine, di un suono, di un documento in un formato digitale. Quando il contenuto è trasformato, il computer può interpretarlo. Il digitale, come è noto, si basa sul codice binario, nel quale si susseguono combinazioni di zero e uno, cioè stati di acceso/spento. Pensate all’antico disco in vinile, ora oggetto di collezione, che aveva su di sé, registrata, una canzone: è un esempio di riproduzione analogica del suono, mentre da computer ascoltiamo la nostra musica preferita in formato digitale.

Digitalizzazione: l’aspetto più importante

Ma l’aspetto più importante della digitalizzazione è quello che permette a essa di entrare nel quotidiano: non soltanto nel tempo libero, ma anche sul lavoro, dove la digitalizzazione ha cambiato le modalità lavorative e l’accesso alle informazioni da parte sia di imprenditori che dipendenti. In quest’ottica si inserisce il complesso argomento del fascicolo di personale.

Che cos’è il fascicolo di personale

Pensate, d’altronde, ai ponderosi fascicoli che le aziende conservavano, in qualche caso conservano, in materiale cartaceo, riguardanti il personale. Si tratta di un argomento delicato. Il fascicolo di personale è parte integrante dell’attività svolta in seno all’organizzazione, poiché descrive il singolo lavoratore.

Esso organizza e registra tutta la documentazione relativa al dipendente. In questo contenitore logico e fisico confluiscono i documenti. Parliamo di documenti conservati, nel tempo, in uffici diversi, per ragioni pratiche: in tal modo, si rendono immediatamente disponibili. I fascicoli di “persona fisica”, di fatto, permettono di gestire i dipendenti.

Il fascicolo elettronico di personale: salvaguardia delle informazioni

Da qualche mese ormai si parla del fascicolo elettronico di personale, ossia della digitalizzazione del suddetto strumento, con numerosi vantaggi sia per il datore di lavoro sia per il dipendente: facilità di consultazione dei documenti; nessuno spreco di carta e di spazio; conservazione e salvaguardia delle informazioni.

Il suddetto passaggio può portare qualche piccolo timore, specialmente in termini di perdita di alcuni contenuti.Tenuta e aggiornamento, badate bene, devono rispondere a determinati criteri: salvaguardia delle informazioni, facilità di consultazione e trasparenza sono tra questi. Non bisogna dimenticare, naturalmente, la riservatezza.

La gestione del fascicolo elettronico di personale è un servizio offerto, per esempio, da una società in particolare: Bucap, che dal 1982 opera nel settore dell’archiviazione e della gestione documentale. Investimenti diretti hanno riguardato il rafforzamento dell’azienda e si è puntato sullo sviluppo informatico. Il ventaglio dei servizi offerti ai clienti, in tale settore di mercato, è aumentato di conseguenza.

Rispetto alla gestione in proprio, la gestione in outsourcing del fascicolo elettronico di personale garantisce un risparmio notevole. Il confronto con il cliente è continuo: se ne individuano le necessità si muove a partire da esse, al fine di offrire le appropriate soluzioni. Le norme di sicurezza, in merito alla conservazione e alla gestione dei documenti, sono rispettate, grazie all’utilizzo di supporti tecnologici avanzati e al coinvolgimento di personale specializzato. Sono considerate sia le piccole, sia le grandi organizzazioni.

L’obiettivo è inserirsi nel processo di gestione documentale del soggetto che lo richiede. Le interfacce ideali dei sistemi informatici utilizzati sono i software principali di gestione aziendale. Il cliente, all’insegna della modularità, può utilizzare ogni servizio in modo autonomo. Anche la modularità, del resto, è una caratteristica dei sistemi informatici: pensiamo, per esempio, ai computer da personalizzare, sostituendo ogni elemento al momento opportuno. Ecco, dalle imprese, una delle maniere di entrare, in maniera indolore, nel digitale: esso determina, ormai, il quotidiano ed è la caratteristica principale del mondo d’oggi. Come nella foto che segue, nella quale il cielo tra le costruzioni delinea uno schermo.